Conoce tus derechos y obligaciones:
Guía sobre el registro de jornada
Si buscas un control horario homologado, necesitas saber qué garantías puedes comprobar antes de contratar. Entre las aplicaciones de control horario, revisamos los requisitos del registro, la documentación que conviene pedir y las funciones de Kronjop, EJornada e INWOUT para ayudarte a elegir con criterio.
La expresión control horario de trabajadores homologado debe ir acompañada de una referencia concreta: quién lo evalúa, con qué norma y para qué funciones. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores fija obligaciones de registro, conservación y acceso; no identifica por sí mismo una aplicación certificada. Conviene distinguir tres ámbitos:
Su configuración debe contemplar el contrato, el convenio y la actividad; la empresa sigue siendo responsable de organizar y mantener el registro. El fichaje digital en empresas debe concretar cómo se registra la jornada y se tramitan las incidencias.
La tabla traduce las obligaciones del registro a funciones que debes comprobar. Además de la jornada diaria y su conservación durante cuatro años, el Estatuto regula los resúmenes de los contratos a tiempo parcial y la documentación de las horas extraordinarias.
| Obligación y artículo | Qué exige | Función del software |
|---|---|---|
| Registro individual · 34.9 | Inicio y finalización de cada jornada. | Asociar persona, fecha y horas reales. |
| Organización · 34.9 | Negociación colectiva o acuerdo de empresa; en su defecto, decisión empresarial previa consulta a la representación legal. | Adaptarse al procedimiento acordado. |
| Conservación y acceso · 34.9 | Cuatro años; disponibilidad para trabajadores, representantes e Inspección. | Conservar el histórico y permitir los accesos correspondientes. |
| Tiempo parcial · 12.4.c | Registro diario, total mensual y copia de horas ordinarias y complementarias con la nómina; conservar resúmenes cuatro años. | Generar informes individuales con ambos tipos de horas. |
| Horas extraordinarias · 35.5 | Registro diario, totalización por periodo retributivo y copia del resumen con el recibo salarial. | Calcular y exportar los resúmenes correspondientes. |
| Jornada y descansos · 34, 36 y 37 | Respetar límites, pausas, descansos y reglas del trabajo nocturno y a turnos. | Aplicar calendarios y cómputos ajustados al convenio. |
La sentencia C-55/18 establece la necesidad de un sistema objetivo, fiable y accesible para computar la jornada diaria. Por ello, el registro debe reflejar el tiempo efectivamente trabajado: un calendario de turnos describe la planificación, pero no acredita por sí solo la jornada realizada.
En el ámbito de la Ley 10/2021, su artículo 14 exige reflejar fielmente el tiempo dedicado al trabajo a distancia, incluido el inicio y el final, respetando la flexibilidad pactada. El artículo 17.2 impide exigir la instalación de aplicaciones o el uso laboral de dispositivos propiedad del trabajador.
La disposición adicional tercera del Real Decreto 1561/1995 reconoce a los representantes el derecho a recibir mensualmente información y copia de los resúmenes de horas extraordinarias, cualquiera que sea su compensación. Este real decreto también regula jornadas especiales, como transporte y trabajo en el mar. Los cómputos deben respetar el régimen sectorial y el convenio aplicables.
El artículo 13.3.c de la Ley 23/2015 permite examinar documentación, programas y archivos. Cuando los registros se conservan electrónicamente y se requieren, deben suministrarse en un soporte electrónico legible, tratable y compatible con los formatos de uso general. La aplicación debe permitir obtener esa información; el precepto no impone una API ni un formato único.
El artículo 7.5 de la LISOS tipifica como infracción grave los incumplimientos del registro de jornada. La obligación recae en la empresa: el software proporciona el soporte para conservar y presentar los datos que documentan su cumplimiento.
El RGPD también se aplica al registro horario. La guía sobre relaciones laborales desarrolla cómo tratar los datos de jornada con una finalidad y unos accesos limitados. La implantación del sistema debe atender estas obligaciones:
Cuando el proveedor trate datos por cuenta de la empresa, el artículo 28 del RGPD exige un contrato de encargo con instrucciones y garantías para el tratamiento. Debe regular la seguridad, los subencargados, la asistencia ante derechos e incidentes y la devolución o supresión al finalizar el servicio. Las transferencias internacionales requieren sus garantías correspondientes.
Si se utiliza geolocalización, el artículo 90 de la LOPDGDD exige informar previamente de su existencia, características y derechos a la plantilla y, cuando corresponda, a sus representantes. El artículo 88 protege la desconexión digital y exige una política interna de desconexión digital. La configuración de los avisos y del uso de la ubicación debe respetar estos derechos.
Inteligencia artificial. Las obligaciones dependen de la finalidad de cada función. La guía de aplicación del Reglamento de IA analiza como ejemplo de alto riesgo un sistema que influye en decisiones de promoción laboral. Esa clasificación no se aplica automáticamente a cualquier asistente de fichaje.
Accesibilidad del fichaje. El Real Decreto 707/2026 entra en vigor el 2 de enero de 2027. Su artículo 14 afecta a trabajadores con una discapacidad acreditada igual o superior al 33 % y discapacidad intelectual. Para ese ámbito, el apartado 4 exige acceso sin recordar contraseñas, doble verificación del envío de información y asistencia remota, además de elección del acceso según las capacidades cognitivas e indicación y seguimiento de los pasos.
Esquema Nacional de Seguridad. El artículo 2 del Real Decreto 311/2022 delimita su aplicación a los sistemas del sector público y determinados servicios contratados a proveedores privados. En ese ámbito, el sistema debe atender las exigencias de seguridad y conformidad que le correspondan.
Un anuncio de reforma no equivale a una obligación ya aplicable. El 9 de septiembre se anunció una aprobación próxima del nuevo registro horario. Para exigir una adaptación, hay que identificar el texto publicado y su fecha de aplicación; la noticia no permite fijar una fecha de homologación.
La consulta de marzo de 2026 sobre requisitos técnicos y de seguridad plantea parámetros comunes de integridad, conservación, disponibilidad y acceso inspector. Se trata de un documento preparatorio, no de una regulación técnica aprobada.
Para valorar un programa de registro horario digital homologado, utiliza la demostración para comprobar estos puntos. Incluye la recuperación del histórico y los costes de acceso o exportación al revisar los precios de software de control horario: una cuota baja no resuelve una entrega de registros que después no puedas realizar.
| Garantía | Qué comprobar en el software | Finalidad |
|---|---|---|
| Identificación y precisión temporal | Asociar cada fichaje a una persona, fecha y hora, incluidos turnos nocturnos y cambios de hora. | Reconstruir la jornada sin confundir personas o periodos. |
| Integridad | Restringir las modificaciones a usuarios autorizados y conservar el historial de cambios. | Evitar alteraciones sin rastro. |
| Conservación | Recuperar el histórico, incluidos los registros de antiguos empleados. | Mantener disponible la información durante el plazo aplicable. |
| Control de acceso | Asignar permisos según las funciones y los derechos de acceso. | Facilitar las consultas autorizadas y proteger datos ajenos. |
| Exportación | Entregar registros y resúmenes legibles fuera de la aplicación. | Atender requerimientos y conservar documentación utilizable. |
| Cómputo de jornada | Distinguir planificación y trabajo registrado, con pausas y tipos de horas diferenciados. | Obtener totales coherentes con las reglas aplicables. |
| Continuidad | Recuperar información tras incidencias y evitar pérdidas o duplicados. | Preservar la disponibilidad del registro. |
| Acceso del proveedor | Limitar los permisos del soporte y registrar sus intervenciones. | Mantener el control sobre el tratamiento y los cambios. |
La trazabilidad permite reconstruir la historia de cada fichaje. El registro de las acciones de administración debe identificar quién actuó, qué hizo y cuándo, conforme al criterio técnico de auditoría. Aplicado a las correcciones de jornada, esto se traduce en:
En la corrección de fichajes, una salida modificada de las 18:00 a las 17:30 debe conservar ambas horas y la información del cambio. Así queda documentado cómo se obtuvo el registro final, sin borrar su origen.
Seleccionamos estos tres ejemplos por sus funciones de registro y gestión de incidencias. Compara la documentación y el funcionamiento con el mismo criterio; si buscas una app de control horario gratis, comprueba también qué funciones conserva su plan sin cuota. Las prestaciones que siguen no se presentan como certificados de homologación.
Kronjop conecta jornada, turnos y vacaciones con asistencia de IA. Puede encajar en pymes que necesitan coordinar varios centros y preparar información para su asesoría.
EJornada, de Cegid Microdata, reúne fichajes, incidencias y ausencias. Puede encajar en empresas y asesorías que utilizan MsNómina y quieren conectar el registro con su gestión laboral.
INWOUT documenta historial de cambios, acceso por roles y conservación de registros. Puede encajar en empresas con varios centros o responsables que quieran centralizar fichajes y ausencias.
La elección debe permitirte demostrar qué jornada se realizó y cómo se obtuvo el registro final. Aplica estas comprobaciones al software de control horario que estés valorando y pide que las condiciones importantes queden por escrito:
Un fichaje digital homologado no se valora solo por la etiqueta comercial: exige documentación y una prueba ajustada a tu empresa. Deja el procedimiento de uso y revisión reflejado en tu protocolo de fichaje digital, para que las garantías del sistema se apliquen en el trabajo diario.