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Guía sobre el registro de jornada
El fichaje digital garantiza el registro de jornada con trazabilidad, inmutabilidad y acceso remoto para la Inspección de Trabajo. Esta guía reúne los requisitos del fichaje digital obligatorio, plazos, sanciones actualizadas y criterios para elegir un sistema válido.
El fichaje digital registra inicio, fin y pausas de la jornada laboral mediante un soporte electrónico que sella cada dato de forma verificable. Sustituye al papel y las hojas de cálculo editables.
Desde 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (RD-ley 8/2019) obliga a todas las empresas a llevar un registro diario de jornada, pero no especifica el formato. El nuevo Decreto-ley en tramitación cierra esa laguna: solo serán válidos los sistemas digitales con requisitos técnicos de seguridad, trazabilidad e interoperabilidad.
A todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena (art. 1 ET):
La responsabilidad recae en la empresa. La Inspección sanciona al empleador, no al trabajador.
ETT: la empresa usuaria proporciona acceso al sistema, conserva los registros y los pone a disposición de la ETT para nóminas y cotizaciones. La sanción por incumplimiento recae sobre la usuaria.
Subcontratas: la empresa contratista es la responsable legal. Si los trabajadores externos fichan en terminales de la empresa principal, el sistema debe segregar los datos y garantizar a la contratista acceso a los logs de sus empleados.
El RD-ley 8/2019 obligó a registrar la jornada, pero no fijó cómo. Muchas empresas adoptaron Excel o papel, métodos sin garantías ante una inspección. El borrador del nuevo Decreto-ley, en tramitación urgente desde septiembre de 2025, impone requisitos técnicos concretos. A marzo de 2026, el texto no se ha publicado en el BOE, pero sus líneas principales están consolidadas tras la consulta pública (octubre 2025) y la separación del proyecto de reducción de jornada.
| Aspecto | Registro actual (RD-ley 8/2019) | Fichaje digital obligatorio 2026 |
|---|---|---|
| Formato | Cualquier medio (papel, Excel, digital) | Exclusivamente digital |
| Integridad del dato | Editable sin rastro | Sellado con hash criptográfico |
| Auditoría | Sin obligación de logs | Log inalterable de todas las operaciones |
| Acceso de la Inspección | Presencial, bajo petición | Remoto y en tiempo real |
| Detalle del registro | Entrada y salida | Entrada, salida, pausas, horas extra y compensación |
| Biometría | Método permitido | Prohibida como regla general |
| Cálculo de sanciones | Cuantía genérica por empresa | Multa por cada trabajador afectado |
Plazos escalonados desde la publicación en el BOE (el texto definitivo puede variar):
La selección del proveedor, configuración y formación del equipo consumen entre 4 y 8 semanas. Iniciar antes de la publicación evita depender de plazos ajustados.
El sistema debe segmentar la jornada para que solo compute como trabajo efectivo lo previsto en el artículo 34 del ET.
Tiempo de trabajo efectivo:
No es tiempo de trabajo efectivo (debe registrarse como pausa):
Horas extraordinarias: el software debe detectar automáticamente cuándo se supera la jornada teórica, distinguir fuerza mayor de voluntarias y reflejar la compensación. El descanso compensatorio debe disfrutarse en los 4 meses siguientes (art. 35.1 ET), salvo pacto en contra.
El software debe permitir reconstruir el historial completo de jornada de cada trabajador:
Registros disponibles de forma inmediata en visitas presenciales o telemáticas. En inspecciones planificadas, la autoridad laboral puede solicitar el envío a través de la Sede Electrónica del Ministerio. El sistema debe facilitar acceso a los logs de auditoría para verificar que no se han creado registros retroactivamente.
El fichaje digital está sujeto al RGPD y a la LOPDGDD (LO 3/2018). Obligaciones principales:
Biometría: la AEPD y el Comité Europeo de Protección de Datos clasifican la huella dactilar y el reconocimiento facial como categorías especiales (art. 9 RGPD). Su uso para fichaje ordinario es desproporcionado al existir alternativas eficaces (tarjetas, PIN, QR, apps). El consentimiento del trabajador no es base válida por el desequilibrio de poder en la relación laboral.
Plazo coincidente con la prescripción de infracciones sociales graves. No basta un resumen mensual. Debe conservarse:
Almacenamiento en soportes digitales seguros (nube cifrada o servidores locales con copias de seguridad automáticas). Carpetas físicas y archivos editables dejan de ser admisibles.
La LISOS identifica al empleador como único sujeto infractor. El trabajador no es sancionable por la Inspección, aunque la empresa puede aplicarle medidas disciplinarias (amonestación, suspensión de empleo y sueldo, despido disciplinario por negativa reiterada o fraude).
Infracción grave (art. 7.5 LISOS): entre 751 y 7.500 euros. Con el nuevo marco, las multas se calcularán por trabajador afectado, multiplicando el impacto en plantillas grandes.
Manipular datos, crear registros retroactivos o usar sistemas sin trazabilidad constituye infracción agravable. Los logs de auditoría y los hashes criptográficos permiten a la Inspección detectar inconsistencias.
La empresa no puede justificar la ausencia de registro por la negativa de un trabajador. Debe acreditar tres elementos: sistema implantado conforme a la ley, instrucciones escritas y sanciones internas previas al trabajador incumplidor.
Válidos:
Inválidos:
Fichaje telemático con el mismo sistema digital que el resto de la plantilla. La geolocalización (GPS) solo puede usarse de forma puntual en el momento del fichaje, cumpliendo el principio de minimización (RGPD). Rastreo continuo: prohibido.
El sistema debe funcionar en cualquier dispositivo (móvil, tablet, escritorio) y sincronizar automáticamente fichajes realizados sin conexión.
El registro diferencia horas ordinarias de complementarias y alerta cuando se supera el límite pactado. En horarios flexibles, se registra la hora real de inicio y fin; el tiempo efectivo se calcula con datos reales, no con el horario teórico.
Registro de cada cambio de franja. El sistema debe gestionar rotaciones y reflejar periodos nocturnos, con sus limitaciones legales. En guardias localizadas, solo se ficha la intervención efectiva, no la disponibilidad, salvo pacto en convenio.
Mínimos para cumplir la normativa:
Recomendadas:
El fichaje digital obligatorio eleva el estándar técnico muy por encima de lo que la mayoría de empresas tiene implantado. Inmutabilidad, auditoría y acceso remoto serán el mínimo exigible. La ventana de adaptación se estrecha con cada fase legislativa: iniciar la transición antes de la publicación en el BOE permite formar equipos y resolver incidencias con margen.
Antes de contratar, exige al proveedor una demostración documentada de tres elementos: sellado criptográfico de cada registro, generación automática de logs de auditoría y exportación instantánea en formato legible para un inspector. Si no puede acreditarlos con evidencia técnica, el sistema no cumplirá la norma.