Fichaje digital según el número de empleados (5, 10, 20, 50 y más de 250 trabajadores)

El fichaje digital es obligatorio para todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, sin distinción de tamaño. Pero las obligaciones legales complementarias, la complejidad operativa y las funcionalidades necesarias del sistema varían según el número de empleados. Esta guía detalla qué exige la normativa y qué debe cubrir el sistema para empresas de 5, 10, 20, 50 y más de 250 trabajadores.

Hasta 5 trabajadores: autónomos y microempresas

Requisitos legales

• Art. 34.9 ET: obligación idéntica a cualquier empresa. Registro diario de inicio y fin de jornada de cada trabajador, conservación 4 años, disponibilidad para la Inspección.
• No hay exención por tamaño. Un autónomo con 1 empleado tiene las mismas obligaciones que una empresa de 500.
• Sin representación legal de los trabajadores (RLT): la decisión sobre el sistema de fichaje corresponde al empresario, sin necesidad de consulta previa.
• Contratos a tiempo parcial: resumen mensual obligatorio de horas realizadas junto a la nómina (art. 12.4.c ET).

Qué necesita el sistema

• App móvil o fichaje web con credenciales individuales. Suficiente para cubrir la obligación legal.
• Registro de entrada, salida y pausas. Exportación en formato legible (PDF, CSV) para presentar ante inspección.
• Log de auditoría y sellado criptográfico (requisitos del borrador del nuevo Decreto-ley).
• No necesita gestión de turnos ni multicentro. La prioridad es sencillez y bajo coste.

Hasta 10 trabajadores: pequeña empresa

Requisitos legales

• Misma obligación del art. 34.9 ET.
• A partir de 6 trabajadores, la empresa puede tener un delegado de personal (art. 62 ET) si la plantilla lo decide por mayoría. Si existe, la consulta sobre el sistema de fichaje es obligatoria antes de implantarlo unilateralmente.
• Si la empresa tiene trabajadores en distintas modalidades (presencial + teletrabajo), debe garantizar que el sistema cubre ambas con la misma trazabilidad.

Qué necesita el sistema

• App móvil con modo offline si hay trabajadores en movilidad.
• Si hay centro de trabajo fijo, QR dinámico o PIN en tablet como alternativa a la app.
• Gestión básica de vacaciones y permisos integrada para evitar doble gestión en Excel.
• Alertas de olvido de fichaje: con plantillas pequeñas, un solo olvido diario representa un porcentaje alto de incidencias.

Hasta 20 trabajadores: pyme en crecimiento

Requisitos legales

• Art. 34.9 ET + mismas obligaciones.
• Si la empresa tiene más de 10 trabajadores, debe contar con un delegado de personal (art. 62.1 ET). La consulta sobre el sistema de fichaje es obligatoria (art. 34.9 ET: «decisión del empresario previa consulta con los representantes legales»).
• Si hay contratos a tiempo parcial, el volumen de resúmenes mensuales (art. 12.4.c ET) hace necesario que el sistema los genere automáticamente.

Qué necesita el sistema

• Generación automática del resumen mensual para contratos parciales.
• Gestión de turnos si hay rotaciones (hostelería, comercio, producción).
• Integración con nóminas: a partir de 15-20 trabajadores, exportar manualmente horas a nómina consume horas cada mes. La integración directa (API o exportación estructurada) es rentable.
• Roles diferenciados: el responsable de RRHH valida incidencias, el administrador configura el sistema, los trabajadores solo fichan y consultan sus registros.

Hasta 50 trabajadores: mediana empresa

Requisitos legales

• Mismas obligaciones del art. 34.9 ET.
• A partir de 50 trabajadores, la empresa debe constituir un comité de empresa (art. 63 ET). El comité tiene derecho a ser consultado sobre el sistema de registro y a acceder a los registros (art. 34.9 ET: «permanecerán a disposición de sus representantes legales»).
• Obligación de contar con un canal de denuncias interno (Ley 2/2023, art. 10), lo que a su vez obliga a designar un Delegado de Protección de Datos (DPD) para gestionar los datos del canal (art. 34 Ley 2/2023). El DPD supervisará también el tratamiento de datos del sistema de fichaje.
• Si la empresa tiene varios centros, el sistema debe segregar datos por ubicación y permitir exportación filtrada por centro.
• A partir de este tamaño, la Inspección de Trabajo puede solicitar informes consolidados por departamento y centro. El sistema debe generarlos de forma inmediata.

Qué necesita el sistema

• Panel de gestión con roles (administrador, supervisor por departamento, RRHH).
• Gestión de turnos rotativos con planificación de cuadrantes.
• Control de horas extra con detección automática y clasificación (fuerza mayor vs voluntarias).
• Integración con nóminas y ERP.
• Exportación por centro de trabajo para inspecciones.
• Política de correcciones con flujo de aprobación (trabajador, supervisor, RRHH) y log completo.

250 o más trabajadores: gran empresa

Requisitos legales

• Art. 34.9 ET + todas las obligaciones anteriores.
• Comité de empresa obligatorio (art. 63 ET) con derechos de información y consulta reforzados.
• Delegado de Protección de Datos obligatorio: tanto por la Ley 2/2023 (canal de denuncias) como por el art. 37.1.b RGPD si el tratamiento de datos de jornada se realiza a gran escala.
• Si la empresa usa IA para monitorización o control de jornada, el sistema se clasifica como de alto riesgo (AI Act, Reglamento UE 2024/1689, Anexo III) con obligaciones de transparencia, supervisión humana y documentación técnica desde agosto de 2026.
• Obligación de realizar una Evaluación de Impacto en Protección de Datos (EIPD, art. 35 RGPD) si el sistema implica perfilado o análisis automatizado de patrones de jornada.

Qué necesita el sistema

• Arquitectura escalable: el software debe gestionar miles de usuarios y grandes volúmenes de datos sin degradar el rendimiento.
• Integración mediante API con ERP, software de nóminas y suites de RRHH.
• Fichaje multidispositivo: app para teletrabajadores e itinerantes, QR dinámico o terminal NFC/RFID para centros presenciales, fichaje web para oficinas.
• Gestión multicentro con datos segregados y panel centralizado.
• Informes automatizados para el comité de empresa y la Inspección, exportables en formatos estándar.
• Auditoría continua: revisión semanal de logs, alertas automáticas de anomalías, simulacro de inspección trimestral.

Tabla resumen por tamaño de empresa

Obligaciones y funcionalidades del fichaje digital según el tamaño de la empresa

Conclusión y tip de experto

La obligación de registro es idéntica para todas las empresas, pero la complejidad operativa crece con la plantilla. Con 5 trabajadores basta una app sencilla. Con 50, se necesitan roles, turnos, integración con nóminas y un DPD por la Ley 2/2023. Con 250+, el sistema debe ser escalable, multicentro y auditado de forma continua.

Elige el sistema para el tamaño que tendrás en 12 meses, no para el que tienes hoy. Migrar de una app básica a una plataforma con turnos e integración de nóminas cuando la plantilla crece de 10 a 30 trabajadores consume más tiempo y dinero que haber elegido una solución escalable desde el inicio.