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Guía sobre el registro de jornada
Con el borrador de la nueva Ley de registro horario en fase final, estas son las principales incidencias en el fichaje digital y qué debe hacer cada empresa para evitar problemas al registrar la jornada.
*Consejo del experto: Se recomienda priorizar aquellas soluciones de control horario que combinen registros de auditoría inteligentes con el asesoramiento de un experto, quien te indicará cómo configurar el protocolo de incidencias.
Las cuatro incidencias más habituales en el fichaje digital son los olvidos de registro, las correcciones posteriores, el registro incorrecto de pausas y la falta de control sobre las horas extra. Cada una tiene implicaciones distintas ante una inspección y requiere un protocolo específico.
Son muy habituales y deben corregirse rápido para evitar descuadres en el control horario.
La clave es que cualquier cambio quede registrado. Si no hay histórico de cambios, el registro pierde validez.
El borrador del nuevo Decreto-ley exige expresamente inmutabilidad con trazabilidad: cualquier modificación debe dejar rastro técnico de quién, qué y cuándo.
Sirven para separar el tiempo de trabajo efectivo del no efectivo. Si no se registran los descansos, el sistema contará todo como jornada laboral.
Según datos de la Inspección, las multas por infracciones de tiempo de trabajo alcanzaron 20,2 millones de euros en 2024, con más de 200.000 trabajadores afectados.
Si no se registran correctamente, se puede asumir que existen horas extra impagadas: infracción grave (art. 7.5 LISOS, entre 751 y 7.500 euros).
Son fallos que reducen la fiabilidad del sistema y aumentan el riesgo ante una inspección.
El borrador de la Ley de registro horario señala que un fichaje es válido cuando cada incidencia queda documentada, justificada y trazada.
Esto implica que cualquier error debe tener un proceso claro de corrección, que exista un histórico de cambios y que se pueda demostrar quién hizo cada modificación, cuándo y por qué.
Si falta alguno de estos elementos, el registro pierde fiabilidad y puede no ser válido ante una inspección o reclamación. Conviene no esperar a la nueva norma: la Inspección ya sanciona los registros que carecen de trazabilidad, con multas de entre 751 y 7.500 euros por infracción grave.
Si un trabajador acumula incidencias repetidas, no es un error puntual: es un problema de sistema, formación o conducta. Detecta la causa y deja constancia de cada actuación.