Tipos de incidencias en el fichaje digital y cómo gestionarlas

Las incidencias en el fichaje digital afectan directamente a la validez del registro. No importa tanto que haya errores, sino que queden correctamente registrados, justificados y corregidos.

Olvidos de fichaje

Ocurren cuando el trabajador no registra la entrada, la salida o una pausa. Son habituales y deben corregirse rápido para evitar problemas en el registro.

Causas:

• Cambio de sistema.
• Inicio de jornada sin acceso al sistema.
• Teletrabajo sin hábito de fichaje.
• Jornadas partidas sin registrar la vuelta.

Gestión:

• Solicitar la corrección el mismo día o al siguiente.
• Validación por un responsable con evidencia.
• Registrar siempre: qué falta, la hora real, quién aprueba y el motivo.

Prevención:

• Alertas de entrada y salida.
• Recordatorios automáticos.
• Puntos de fichaje visibles y accesibles.

Corrección de fichajes

Se aplica cuando el fichaje existe pero contiene errores. La clave es que cualquier cambio quede registrado. Si no hay histórico de cambios, el registro pierde validez. El borrador del nuevo Decreto-ley, en fase de dictámenes finales a marzo de 2026, exige expresamente inmutabilidad con trazabilidad: cualquier modificación debe dejar rastro técnico de quién, qué y cuándo.

Flujo:

• Solicitud desde el sistema.
• Revisión en 24-48 horas.
• Aprobación o rechazo con explicación.
• Registro completo de la modificación.

Aprobación:

• Errores simples: supervisor.
• Horas extra: RRHH.
• Correcciones fuera de plazo: RRHH con justificación.

Pausas y descansos

Sirven para separar el tiempo trabajado del tiempo no trabajado. Si no se registran, el sistema contará todo como jornada laboral.

Registrar como pausa:

• Comida (si no cuenta como tiempo trabajado por convenio).
• Descansos voluntarios.
• Interrupciones personales.

No registrar como pausa:

• Descanso de 15 minutos si se considera tiempo efectivo (art. 34.4 ET).
• Preparación obligatoria del puesto.
• Pausas por prevención de riesgos laborales.

Sistema:

• Debe diferenciar claramente pausas que descuentan tiempo y pausas que no.

Horas extra

Se generan cuando se supera la jornada pactada. El art. 35 del ET limita las horas extra voluntarias a 80 anuales. Deben controlarse porque afectan al salario y a posibles sanciones. Según datos de la Inspección, las multas por infracciones de tiempo de trabajo alcanzaron 20,2 millones de euros en 2024, con más de 200.000 trabajadores afectados.

Detección:

• Alertas automáticas al superar la jornada.

Clasificación:

• Fuerza mayor.
• Voluntarias.

Compensación:

• Pago en nómina.
• Descanso dentro de los 4 meses siguientes.

El sistema debe dejar constancia del tipo de hora extra y de cómo se compensa. Si no se registran correctamente, se puede asumir que existen horas extra impagadas: infracción grave (art. 7.5 LISOS, entre 751 y 7.500 euros).

Errores frecuentes

Son fallos que reducen la fiabilidad del sistema y aumentan el riesgo ante una inspección.

• Fichajes duplicados sin control.
• Fichajes fuera de horario sin aviso.
• Correcciones hechas fuera del sistema.
• Falta de medidas ante incumplimientos.
• No revisar incidencias de forma periódica.

Conclusión y tip de experto

Un registro es válido cuando cada incidencia queda documentada, justificada y trazada. Esto implica que cualquier error tenga un proceso claro de corrección, que exista un histórico de cambios y que se pueda demostrar quién hizo cada modificación, cuándo y por qué. Si falta alguno de estos elementos, el registro pierde fiabilidad y puede no ser válido ante una inspección o reclamación. Conviene no esperar a la nueva norma: la Inspección ya sanciona los registros que carecen de trazabilidad, con multas de entre 751 y 7.500 euros por infracción grave.

Si un trabajador acumula incidencias repetidas, no es un error puntual: es un problema de sistema, formación o conducta. Detecta la causa y deja constancia de cada actuación.