Conoce tus derechos y obligaciones:
Guía sobre el registro de jornada
Este artículo informa acerca de las prohibiciones que establece la ley de control horario y que todas las empresas deben conocer.
| Categoría | Práctica prohibida | Infracción |
|---|---|---|
| Obligación de registro | No registrar, registro parcial o incorrecto | Grave |
| Manipulación | Papel/Excel, falsear datos, fichar por otro | Grave o muy grave |
| Plazos y transparencia | No conservar 4 años, no informar, bloquear acceso ITSS | Grave o muy grave |
| Privacidad | Biometría, geolocalización continua, datos sensibles | Grave (LISOS) + sanción AEPD |
Las prohibiciones del registro horario abarcan cualquier práctica que distorsione la realidad de la jornada o que vulnere derechos de los trabajadores.
No tener registro, tenerlo incompleto o con errores recurrentes son las infracciones más frecuentes y las más fáciles de evitar con un sistema digital adecuado.
Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral de sus empleados.
Registrar solo la hora de entrada y salida sin incluir pausas/descansos, horas extras o desplazamientos de trabajo.
Los olvidos, los fichajes fuera de hora o los registros duplicados también entran dentro de las prácticas sancionables y que en última instancia son responsabilidad de la empresa. Ver obligaciones del registro horario.
Cualquier alteración deliberada de los registros o el uso de métodos no digitales se considera infracción grave o muy grave, con sanciones de hasta 225.018 euros.
Con la llegada del fichaje digital queda prohibido el uso de papel, hojas Excel editables o cualquier sistema que no garantice la inalterabilidad y trazabilidad de los datos.
Alterar la hora de entrada o salida, borrar horas extras o modificar fichajes ya realizados.
El fichaje en nombre de otra persona es una falta laboral grave, sancionable disciplinariamente por la empresa, que debe disponer de un sistema de fichaje que impida esta práctica.
La empresa debe conservar los datos 4 años, entregar resúmenes mensuales y facilitar acceso remoto a la Inspección. Incumplir cualquiera de estos puntos es sancionable.
La ley exige la conservación de los registros diarios durante un periodo mínimo de 4 años para posibles inspecciones.
Las empresas están obligadas a entregar un resumen de los fichajes a los trabajadores a tiempo parcial, y a petición de los de tiempo completo. El trabajador debe poder revisar y firmar digitalmente su registro mensual.
Vulnerar la transparencia sobre cómo se recogen los datos y para qué fines, contraviniendo el RGPD.
Con el registro horario digital los inspectores podrán acceder a los registros de forma remota. La obstrucción a la labor inspectora está tipificada como infracción muy grave.
La geolocalización continua y el almacenamiento de datos sensibles y la biometría, están prohibidos para control horario, con sanciones tanto de la ITSS como de la AEPD.
El uso de la biometría para fichar está prohibido salvo casos excepcionales, por considerarse desproporcionado e innecesario, según la guía de la AEPD sobre control de presencia biométrico. En 2026, una empresa en Galicia fue condenada a pagar 53.766 euros por obligar a una empleada a fichar con reconocimiento facial.
Monitorizar mediante geolocalización la ubicación del empleado fuera de su jornada laboral o sin una justificación de seguridad o operativa real (principio de minimización).
Almacenar información sobre salud, ideología política o afiliación sindical dentro del sistema de fichajes.
Las sanciones por incumplir el registro horario previstas por la Ley LISOS (Art. 40) van desde los 751 a los 7.500 euros, en función de la gravedad, la reincidencia o el perjuicio causado.
Sin embargo, con la entrada en vigor de la nueva ley de registro horario digital las multas económicas podrían ir de los 1.000 a los 10.000 euros por empleado afectado.
Tip de experto: Si tu empresa todavía usa papel, Excel o terminales biométricos, no esperes a recibir una inspección para migrar. Desactiva el sistema prohibido inmediatamente, implanta una alternativa digital conforme y documenta el cambio por escrito. La Inspección valora positivamente que la empresa haya actuado de oficio antes de ser requerida: no elimina la infracción pasada, pero sí puede atenuar la sanción.