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Guía sobre el registro de jornada
Elegir el sistema de fichaje digital adecuado depende del tipo de plantilla y la modalidad de trabajo. El RD-ley 8/2019 obliga a registrar la jornada, pero no prescribe el método: la empresa elige el sistema siempre que sea objetivo, fiable y accesible. Esta guía analiza el funcionamiento de los seis métodos más utilizados: app móvil, WhatsApp, geolocalización, PIN, QR dinámico y fichaje web/IP.
El trabajador descarga la app, inicia sesión y pulsa «entrada» al empezar la jornada. La app registra hora exacta, dispositivo y opcionalmente ubicación GPS. Mismo proceso para pausas y salida. Sin cobertura, almacena el fichaje en local y sincroniza al recuperar conexión, conservando la hora real.
Para quién: teletrabajadores, equipos híbridos, plantillas distribuidas.
Ventaja: fichaje desde cualquier ubicación sin hardware adicional.
Limitación: depende del smartphone del trabajador. Con dispositivo personal, documentar que no hay rastreo continuo (RGPD).
Casuística:
¿Válido como sistema único? No. WhatsApp no garantiza inmutabilidad (mensajes editables y borrables) ni genera logs. Solo es válido si el backend cumple: hash criptográfico, log inalterable, acceso remoto para la Inspección y exportación estándar. Si el trabajador borra el mensaje, el registro sigue intacto en el sistema.
Para quién: complemento para trabajadores sin acceso a la app principal, perfiles con baja alfabetización digital, emergencias. Nunca como sistema exclusivo.
Ventaja: accesibilidad inmediata, sin instalar app.
Limitación: sin software especializado detrás, un WhatsApp a un grupo no tiene validez ante inspección. La Inspección ya sanciona con entre 751 y 7.500 euros los registros que carecen de trazabilidad, aunque existan físicamente.
Al fichar desde la app, el sistema captura las coordenadas GPS y las asocia al registro. Con geofencing, compara la ubicación con zonas autorizadas: dentro del perímetro, fichaje validado; fuera, bloqueo o marcado para revisión. La ubicación se registra solo en el instante del fichaje. La AEPD advierte de que mantener la geolocalización activa fuera del horario laboral puede derivar en sanción, incluso para autónomos con pocos empleados.
Dos variantes:
Geofencing: perímetros virtuales (oficina, obra, centro logístico). Fichaje válido solo dentro de la zona.
Para quién: itinerantes (comerciales, técnicos, repartidores), teletrabajadores, obras o centros temporales.
Ventaja: verifica ubicación real del fichaje.
Limitación: sin señal GPS (sótanos, naves cerradas), requiere modo offline con sincronización posterior.
Cada trabajador recibe un código numérico único. Lo introduce en una tablet o terminal en un punto fijo del centro (entrada, recepción). El sistema verifica el PIN, registra hora y dispositivo, confirma en pantalla. Mismo proceso para pausas y salida. Datos transmitidos al software centralizado en la nube.
Para quién: centros presenciales fijos (tiendas, almacenes, fábricas, hostelería), alta rotación, trabajadores sin smartphone.
Ventaja: bajo coste (solo tablet), sin tarjetas ni formación técnica.
Limitación: riesgo de suplantación. No válido para teletrabajo ni itinerantes.
Seguridad:
QR estático vs dinámico: el estático (impreso en papel) no cambia, puede fotografiarse y usarse desde cualquier ubicación. No acredita presencia física.
Para quién: centros con flujo alto (oficinas, comercios, hostelería, logística), personal externo (subcontratas, ETT) sin tarjetas, verificación de presencia física sin biometría.
Ventaja: antifraude (caduca en segundos), acredita presencia real.
Limitación: requiere pantalla con conexión en el punto de fichaje. No válido para teletrabajo ni itinerantes.
Funcionalidades avanzadas:
El trabajador ficha desde un navegador (ordenador, tablet) accediendo al portal del software. Sin app ni smartphone.
Variantes:
Para quién: oficinas con puestos de ordenador, equipos administrativos, teletrabajo con VPN.
Ventaja: sin app, sin smartphone, cualquier navegador.
Limitación: no válido sin acceso a ordenador (producción, almacén, hostelería). Sin IP fija ni VPN, la restricción por IP pierde efectividad.
Casuística:
| Sistema | Perfil de empresa | Ventaja | Limitación |
|---|---|---|---|
| App móvil | Teletrabajo, híbrido, distribuido | Fichaje desde cualquier ubicación | Depende del smartphone |
| Complemento puntual | Sin instalar app | No válido como sistema único | |
| Geolocalización | Itinerantes, teletrabajo, obras | Verifica ubicación real | Modo offline necesario sin GPS |
| Código PIN | Presencial fijo | Bajo coste, sin hardware extra | Riesgo de suplantación |
| QR dinámico | Presencial flujo alto, subcontratas | Antifraude, presencia física | Requiere pantalla con conexión |
| Web o IP | Oficinas, administrativos, VPN | Sin app ni smartphone | No acredita presencia sin IP fija |
Plantillas mixtas: combinar al menos dos métodos (app + QR, o web + PIN) y unificar datos en una plataforma con log de auditoría común.
Cada sistema resuelve un escenario concreto. App para remotos. QR y PIN para presenciales. Geolocalización para itinerantes. Web/IP para oficinas. WhatsApp solo como complemento con backend especializado. Requisito común: inmutabilidad, log de auditoría y acceso remoto para la Inspección. El borrador del nuevo Decreto-ley, en fase de dictámenes finales a marzo de 2026, convertirá estos requisitos en obligación legal con independencia del sistema elegido.
Inventario previo: cuántos trabajadores fichan en centro fijo, cuántos en teletrabajo, cuántos son itinerantes. Si más del 30% trabaja en remoto o movilidad, la app con GPS puntual es el eje, complementada con QR o PIN para presenciales. Si el 100% es presencial en un solo centro, QR dinámico o PIN cubren la necesidad sin coste adicional.