Conoce tus derechos y obligaciones:
Guía sobre el registro de jornada
Esta guía analiza el funcionamiento de los principales sistemas de fichaje para empresas y ofrece las mejores soluciones de control horario en función del tamaño de la empresa, la modalidad de trabajo o el sector de actividad.
Desde la entrada en vigor del RD-ley 8/2019, que modifica el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, las empresas están obligadas a implantar un sistema de registro de jornada que garantice la fiabilidad, conservación y accesibilidad de los datos. Un sistema que, con la nueva Ley de control horario, deberá ser digital.
Nota: A mayo de 2026, las obligaciones que establece la normativa sobre registro de jornada digital propuesta por el Ministerio de Trabajo están pendientes de su aprobación por el Consejo de Ministros y publicación en el BOE.
Recomendación: El sistema de fichaje válido no es el más barato ni el más sofisticado, sino aquel cuyo registro pueda entregarse íntegro, inmutable y trazable a la Inspección de Trabajo en cualquier momento de los próximos 4 años.
A continuación se detallan los 9 métodos digitales y físicos válidos. Las soluciones digitales (app móvil, web/IP, geolocalización, PIN, QR, WhatsApp como apoyo) son idóneas para microempresas y trabajo en movilidad. Los sistemas físicos (RFID/NFC, kioscos, acceso integrado) están pensados para centros con plantilla rotativa o gran tránsito.
| Método | Tipo | Idoneidad | Hardware necesario |
|---|---|---|---|
| App móvil | Digital | Microempresas, equipos en movilidad | Ninguno |
| Fichaje web o por IP | Digital | Oficinas, teletrabajo | Ninguno |
| Geolocalización GPS | Digital | Equipos en ruta | Ninguno |
| Código PIN | Digital | Plantillas rotativas sin móvil corporativo | Terminal o tablet |
| QR dinámico | Digital | Hostelería, retail, oficinas | Pantalla física |
| WhatsApp con backend | Digital (apoyo) | Solo como complemento | Ninguno |
| Lectores RFID/NFC | Físico | Industria, logística, retail | Lector + tarjeta |
| Kiosco en tablet | Físico | Hostelería, comercio | Tablet corporativa |
| Acceso integrado | Físico | Plantas industriales, oficinas con torno | Torniquete o puerta automática |
Un sistema de fichaje digital es una plataforma virtual que permite fichaje multidispositivo (móvil, PC o tablet) sin requerir hardware específico de instalación.
Las aplicaciones móviles son una solución económica, flexible y fácil de implantar para pequeñas y medianas empresas. Se recomiendan sistemas con sincronización automática y detección de GPS falso para evitar fichajes simulados mediante apps de ubicación manipulada.
Puedes consultar las más destacadas de la actualidad en nuestra comparativa con las mejores apps de control horario.
El fichaje web permite registrar jornada desde navegador en entornos seguros y auditables. Para reforzar la fiabilidad, las empresas pueden usar IP fija corporativa, IP dinámica con autenticación 2FA o acceso mediante VPN.
La geolocalización solo debe activarse en el instante exacto del fichaje para validar ubicación, siguiendo el criterio de minimización de datos de la AEPD y el artículo 90 de la LOPDGDD.
Se recomiendan sistemas con geofencing, sincronización con Google Maps y detección de Fake GPS.
El fichaje mediante PIN utiliza una clave personal e intransferible para generar registros auditables y trazables.
Para reforzar la seguridad, el sistema debe bloquear accesos tras varios intentos fallidos y exigir rotación periódica de credenciales cada 3 a 6 meses.
El QR dinámico genera códigos temporales que se renuevan cada 10-30 segundos, evitando capturas reutilizadas o duplicados.
A diferencia del QR estático, sí permite verificar la presencia física real del trabajador y crear un registro antifraude e inalterable.
WhatsApp nunca debe utilizarse como sistema único de control horario. Solo puede emplearse como interfaz complementaria integrada con un software válido que incorpore hash criptográfico, trazabilidad y log inalterable de los registros.
Terminales físicos instalados en el centro de trabajo que actúan como puntos de control fijos para centralizar los registros de toda la plantilla.
Dispositivos físicos donde el empleado aproxima una tarjeta, pulsera o llavero inteligente para registrar su jornada de forma instantánea. Su validez legal radica en que ofrecen un registro objetivo y de alta precisión sin necesidad de tratar datos biométricos.
Una tablet instalada en una zona común con un software de control horario donde el personal registra su jornada manualmente. Centralizan el registro en un dispositivo corporativo, asegurando su disponibilidad inmediata para la Inspección de Trabajo.
Vinculan el registro de jornada a mecanismos de paso como torniquetes, barreras o puertas automáticas. Aseguran la veracidad del fichaje, ya que la apertura del acceso físico está condicionada a la validación de la identidad del trabajador.
El artículo 9 del RGPD considera los datos biométricos como datos sensibles especialmente protegidos, por lo que su uso como sistema de fichajes de empleados sólo está permitido si no existe otra alternativa válida menos intrusiva. No sirve tener el consentimiento del empleado.
Las sanciones por el uso de biometría puede llegar a los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual. Ya se están imponiendo sanciones, como esta de 53.766 euros a una empresa de Galicia por usar el reconocimiento facial como método de fichaje.
El tradicional fichaje con una firma en una hoja de horas deja de ser válido porque no asegura ningún tipo de trazabilidad, acceso remoto, integridad ni ofrece garantía de conservación.
El tracking consiste en el seguimiento continuo del trabajador durante su jornada laboral. Se diferencia de la geolocalización puntual en que ésta sólo se realiza en el momento del fichaje.
El seguimiento continuo vulnera el derecho a la intimidad y la privacidad, considerándose una medida desproporcionada e intrusiva que excede la finalidad del control horario. Es ilegal en España salvo casos específicos y se requiere una Evaluación de Impacto.
Kronjop es una solución escalable que aúna en una sola herramienta un software de control horario al que se le pueden añadir nuevas funciones para convertirse en un potente software RR.HH.
Kronjop destaca por su precio económico (2,40 euros por usuario/mes en el Plan Essential) y por su seguridad legal, garantizando el cumplimiento de las normativas de registro horario, protección de datos e inteligencia artificial.
Otras de sus grandes ventajas son el uso de la IA para consultas conversacionales dentro del software (sin necesidad de menús o formularios) o su servicio de atención y soporte que ofrece asesoramiento a través de videollamada.
NGTeco es una marca tecnológica especializada en soluciones de control de asistencia y dispositivos de domótica.
La empresa es una división enfocada en pequeñas y medianas empresas (pymes) y usuarios particulares, ofreciendo sistemas fáciles de configurar sin necesidad de grandes infraestructuras informáticas.
*Nota: los terminales NGTeco incluyen fichaje mediante huella dactilar y reconocimiento facial pero cabe recordar que en España son métodos prohibidos por considerarse desproporcionados y sólo son válidos si no existe una alternativa menos intrusiva.
La elección del sistema de fichaje laboral depende de tres variables: tamaño de plantilla, sector y modalidad de trabajo. A continuación se desglosa la recomendación para cada caso.
| Tamaño | Método recomendado | Funcionalidades clave |
|---|---|---|
| 1-9 | App móvil de control horario | Bajo coste, implantación rápida, atención al cliente. |
| 10-49 | Software web, kiosco en tablet, PIN o QR dinámico | Registro centralizado, asesoramiento legal, escalabilidad, fichaje multidispositivo. |
| 50-249 | Plataforma unificada con gestión multi-sede y turnos | Integración con RR. HH., compliance, protección de datos, control de turnos y reporting avanzado por equipos o sedes. |
| + 250 | Software corporativo + geolocalización + terminales físicos | Integración con ERP, gestión de múltiples centros y convenios. |
Algunos proveedores adaptan sus tarifas a pymes o grandes empresa. Por ejemplo, Kronjop estructura su oferta en cuatro planes: Essential (1–9 empleados), Professional (10–49), Professional+ (49–250) y Enterprise (+250). Más información en su página de precios.
| Modalidad | Sistema recomendado | Ventaja principal |
|---|---|---|
| Presencial | Kiosco en tablet, RFID/NFC o QR dinámico | Control de acceso rápido y centralizado, con validación física del fichaje y menor riesgo de fraude. |
| Movilidad | App móvil con geolocalización puntual | Permite validar ubicación solo en el instante del fichaje, con soporte offline y sincronización automática. |
| Teletrabajo | Fichaje web por IP o VPN corporativa | Registro limpio y auditable sin instalar software en dispositivos personales, con log inmutable de accesos. |
| Subcontratas | QR dinámico o app móvil con control por centro | Facilita separar registros por cliente, obra o ubicación y simplifica auditorías e inspecciones. |
| ETT | Software cloud con multiempresa y trazabilidad | Permite gestionar altas rotaciones, distintos convenios y múltiples centros desde una única plataforma. |
Si ya tienes claro qué método encaja con tu empresa y necesitas comparar los proveedores que lo ofrecen, consulta el directorio de empresas de fichaje digital con 36 soluciones clasificadas por categoría.
La elección del método de fichaje depende del tamaño, sector y modalidad de trabajo de cada empresa, pero las obligaciones legales son las mismas para todas. Soluciones multicanal como Kronjop reflejan la tendencia actual: combinar distintos métodos de registro manteniendo trazabilidad, accesibilidad y cumplimiento normativo.