Hubstaff

Hubstaff es una plataforma de control horario, monitorización de actividad y job costing orientado a equipos remotos, híbridos y de campo. Pertenece a Netsoft Holdings, LLC (Fishers, Indiana, EEUU), opera desde 2012 y declara más de 112.000 equipos clientes en todo el mundo. Disponible en España, pero la interfaz y el soporte solo están en inglés.

¿Para qué tipo de empresa está pensado Hubstaff?

• Microempresas y autónomos: el plan Free admite 1 usuario; los planes pago exigen mínimo 2.
• Pymes (10-250 empleados): segmento óptimo, especialmente con plantilla deslocalizada o subcontratistas.
• Grandes empresas: escalable hasta plan Enterprise con SOC 2 Type II, HIPAA, SSO y SCIM.
• Sectores: agencias de marketing, desarrollo de software, BPO, contact centers, e-commerce, construcción, servicios de campo y bufetes. Mal encaje en oficina pública o sectores sindicalizados, donde la monitorización digital genera fricción.
• Modelos de trabajo: diseñado para teletrabajo, freelance internacional y plantillas mixtas con GPS para campo. No apto si no se quiere usar la monitorización: el producto se paga prácticamente para eso.

Cumplimiento legal en España (análisis experto)

Adecuación a la normativa de registro de jornada

Cubre los requisitos formales del art. 34.9 ET (entrada, salida, descansos, jornada total) y exporta hojas de tiempo. Pero está diseñado para legislación laboral estadounidense: no genera nativamente los formatos exigidos por la ITSS ni contempla figuras del convenio español (categorías, festivos por CC.AA., complementos, horas complementarias).

Validez ante la Inspección de Trabajo

Permite editar registros desde el panel de administrador y dispone de logs internos, pero no documenta públicamente el alcance del registro de auditoría. Para defenderse ante la ITSS hay que bloquear periodos cerrados, exigir contractualmente la trazabilidad y conservar exportaciones firmadas durante 4 años.

Privacidad y cumplimiento del RGPD

Hubstaff es uno de los productos del sector con mayor riesgo regulatorio bajo la LOPDGDD. Sus capturas de pantalla, registro de URLs/apps y nivel de actividad por teclado y ratón requieren superar el test de proporcionalidad de la AEPD: solo es legítimo si la medida es idónea, necesaria y ponderada para la finalidad concreta. Exige consulta previa a la representación legal de los trabajadores (art. 64.5 ET), información expresa y registro en el RAT.

Aloja datos en infraestructura estadounidense, lo que obliga a SCC y a documentar la transferencia internacional. Sin biometría nativa: el reconocimiento facial no forma parte del producto, lo que elimina ese riesgo regulatorio bajo la guía AEPD de noviembre de 2023.

Cumplimiento del AI Act

Hubstaff sí entra en el ámbito del Reglamento (UE) 2024/1689: sus análisis de productividad y detección de patrones de actividad inusual pueden clasificarse como sistemas de IA de alto riesgo en contexto laboral (Anexo III, ámbito de empleo). Requiere evaluación de impacto, supervisión humana significativa y transparencia con los empleados antes del despliegue.

Derecho a la desconexión digital y GPS

El derecho a la desconexión digital (LOPDGDD art. 88) exige que la monitorización y el GPS se desactiven fuera de jornada. Hubstaff lo permite por configuración, no por defecto, y la documentación oficial advierte que la app móvil iOS puede tracar ubicación en segundo plano aunque esté cerrada. El responsable debe configurarlo y comunicarlo expresamente.

Funcionalidades principales

• Time tracking automático: temporizador en escritorio (Mac, Windows, Linux), navegador (Chrome) y móvil (iOS, Android), con detección de inactividad.
• Capturas de pantalla: hasta cada 10 minutos, opcionales y configurables (con límite mensual en planes inferiores).
• Monitorización de actividad: registro de apps y URLs visitadas, ratio de actividad basado en teclado y ratón.
• GPS y geofencing: ubicación en tiempo real durante el fichaje, geocercas con alertas automáticas (planes Team y Enterprise).
• Hojas de tiempo y aprobaciones: envío y aprobación desde la app móvil; flujos de revisión configurables.
• Programación de turnos: calendarios y plantillas de horarios (plan Team y superiores).
• Pagos y facturación automáticos: integración con PayPal, Wise, Gusto, Bitwage, Deel y Payoneer; facturas a clientes basadas en horas.
• Análisis y reporting: dashboards de productividad, costes por proyecto, márgenes y previsiones.
• Integraciones: 35+ herramientas, incluyendo Jira, Asana, Trello, GitHub, GitLab, ClickUp, Slack, QuickBooks, Salesforce, Freshdesk y Zapier.
• Add-ons de pago: Insights, More Screenshots, Tasks, Data Retention y Locations se facturan aparte sobre el plan base.
• Soporte: chat, email y base de conocimientos solo en inglés; teléfono solo para clientes VIP.

Precios: lo que pagas de verdad

Modelo por usuario activo (seat) con mínimo de 2 usuarios en planes pago, facturado en USD (estimación 1 USD ≈ 0,92 €). Descuento del 16% en pago anual frente al mensual. 14 días de prueba gratis con plan Team, sin tarjeta. Plan Free para 1 usuario con funcionalidad muy limitada. Owners y managers cuentan como seats, aunque no fichen.

La comparativa de precios sitúa a Hubstaff en franja media-baja en planes básicos y media-alta cuando se activan add-ons. Los precios siguientes son anuales (USD/seat/mes); la facturación mensual es ~28% superior.

Costes ocultos: add-ons individuales de pago (Insights, Tasks, Locations, More Screenshots), riesgo cambiario USD/EUR, comisiones por pago internacional, plan anual sin reembolso prorrateado y necesidad de personal con inglés operativo para soporte.

Opiniones verificadas sobre Hubstaff

Hubstaff presenta una disonancia reputacional severa. En directorios B2B de tamaño grande (Capterra y G2) mantiene puntuaciones consistentemente altas: los usuarios elogian la precisión del time tracking, la integración con QuickBooks, los pagos automáticos y la facilidad de implantación.

En Trustpilot, Google Play y App Store la calificación cae: las críticas se concentran en la política de no reembolso del plan anual, soporte por email lento o automatizado, intrusividad de las capturas de pantalla, fallos en la app móvil y diferencias de funcionalidad entre la versión de escritorio y la móvil.

• Capterra: 4,5/5
• G2: 4,4/5
• Appvizer: 4,6/5
• Google Play: 3,6/5
• App Store: 4,3/5 (volumen muy bajo)
• Trustpilot: 2,6/5
• SoftDoit: ficha activa sin puntuación pública agregada

Las puntuaciones varían con el tiempo; conviene contrastarlas en el momento de la decisión de compra.

¿Cuándo elegir Hubstaff y cuándo descartarlo?

Elige Hubstaff si:

• Gestionas equipos remotos, freelance o subcontratistas internacionales y la monitorización es central para facturación y control.
• Necesitas pagos automáticos en múltiples divisas (PayPal, Wise, Gusto, Payoneer).
• Operas en agencia, BPO, desarrollo software, e-commerce o servicios de campo.
• Tu RR.HH. ha completado evaluación de impacto, consultado a representación legal y aceptado el modelo de monitorización.
• Buscas integraciones nativas con Jira, Asana, ClickUp, Trello o GitHub.
• Tu equipo puede operar el software en inglés.

Descarta Hubstaff si:

• Solo buscas cumplir con la ley de registro horario al menor coste.
• No vas a usar la monitorización (capturas, URLs, ratios): pagarás por capacidades inútiles.
• Tu plantilla está sindicalizada o tu sector tiene baja tolerancia a la monitorización digital.
• Necesitas integración con nómina española (A3, Sage, Cegid).
• Quieres soporte e interfaz en español.
• Pagas anual y necesitas flexibilidad para reducir plantilla a mitad de año (no hay reembolsos prorrateados).
• Tu RR.HH. no quiere asumir el coste regulatorio del AI Act y de la transferencia internacional.

Valoración final

• Cumplimiento legal: 5/10. Cubre lo formal, pero la monitorización agresiva y las transferencias internacionales requieren diligencia notable.
• Funcionalidad de fichaje: 8/10. Time tracking sólido y multiplataforma.
• Funcionalidad de monitorización y job costing: 9/10. Referente del sector en su categoría.
• Precio y transparencia: 5/10. Plan base asequible, pero los add-ons y la rigidez del anual elevan el coste real.
• Experiencia móvil: 5/10. App con problemas de sincronización y consumo de batería.
• Reputación B2B: 7/10. Alta en Capterra/G2 pero con disonancia severa en Trustpilot y tiendas de apps.
• Encaje en el mercado español: 4/10. Sin idioma, sin euros, sin integraciones locales y con riesgo regulatorio reforzado.

Media global: 6,1/10 = 3,05/5

Veredicto experto

Hubstaff es referencia mundial en monitorización de equipos remotos, pero un producto regulatoriamente caro para España: cómpralo si vas a vigilar pantallas y URLs en serio, descártalo si solo necesitas fichar.