Conoce tus derechos y obligaciones:
Guía sobre el registro de jornada
El fichaje digital será obligatorio en 2026 y garantiza el registro de jornada con trazabilidad, inmutabilidad y acceso remoto para la Inspección de Trabajo. Esta guía, actualizada en abril de 2026 reúne los requisitos del fichaje digital obligatorio, plazos, sanciones actualizadas y criterios para elegir un sistema válido.
Es fundamental que las aplicaciones de fichaje obligatorio no dejen margen al error. Lo ideal es optar por software de control horario que pongan a tu disposición un asesor de cumplimiento (compliance) que te aconseje cómo configurarla para que trabaje como un escudo legal para tu organización.
El fichaje digital registra inicio, fin y pausas de la jornada laboral mediante un soporte electrónico que sella cada dato de forma verificable. Sustituye al papel y las hojas de cálculo editables.
Desde 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (RD-ley 8/2019) obliga a todas las empresas a llevar un registro diario de jornada, pero no especifica el formato. El nuevo Real Decreto en tramitación cierra esa laguna: solo serán válidos los sistemas digitales con requisitos técnicos de seguridad, trazabilidad e interoperabilidad.
A todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena (art. 1 ET):
La responsabilidad recae en la empresa. La Inspección sanciona al empleador, no al trabajador.
En abril de 2026, la Ley de registro horario digital no se ha publicado en el BOE, pero sus líneas principales están consolidadas tras la consulta pública (octubre 2025) y la separación del proyecto de reducción de jornada.
| Aspecto | Registro actual (RD-ley 8/2019) | Fichaje digital obligatorio 2026 |
|---|---|---|
| Formato | Cualquier medio (papel, Excel, digital) | Exclusivamente digital |
| Integridad del dato | Editable sin rastro | Sellado con hash criptográfico |
| Auditoría | Sin obligación de logs | Log inalterable de todas las operaciones |
| Acceso de la Inspección | Presencial, bajo petición | Remoto y en tiempo real |
| Detalle del registro | Entrada y salida | Entrada, salida, pausas, horas extra y compensación |
| Biometría | Método permitido | Prohibida como regla general |
| Cálculo de sanciones | Cuantía genérica por empresa | Multa por cada trabajador afectado |
El Real Decreto sobre registro horario digital se lleva tramitando de manera urgente desde 2025, pero todavía no hay una fecha definitiva para su aprobación.
Lo último, en marzo de 2026, ha sido el dictamen negativo del Consejo de Estado, que ve deficiencias en diversas áreas: protección de datos, requisitos técnicos, falta de adaptación a los diversos sectores, etc.
El Ministerio de Trabajo ya ha confirmado que sigue adelante con su versión de la normativa. El borrador del Real-Decreto confirma, hasta ahora, que entrará en vigor para todas las empresas 20 días después de su publicación en el BOE.
El sistema debe segmentar la jornada para que solo compute como trabajo efectivo lo previsto en el artículo 34 del ET.
Tiempo de trabajo efectivo:
No es tiempo de trabajo efectivo (debe registrarse como pausa):
Horas extraordinarias: el software debe detectar automáticamente las horas extras y reflejar la compensación. El descanso compensatorio debe disfrutarse en los 4 meses siguientes (art. 35.1 ET), salvo pacto en contra.
En teletrabajo se adopta el fichaje telemático con el mismo sistema digital que el resto de la plantilla.
La geolocalización (GPS) solo puede usarse de forma puntual en el momento del fichaje, cumpliendo el principio de minimización (RGPD). Rastreo continuo: prohibido.
El sistema de fichaje debe funcionar en cualquier dispositivo (móvil, tablet, escritorio) y sincronizar automáticamente fichajes realizados sin conexión.
En horarios flexibles, se registra la hora real de inicio y fin; el tiempo efectivo se calcula con datos reales, no con el horario teórico.
Registro de cada cambio de franja. El sistema debe gestionar rotaciones y reflejar periodos nocturnos, con sus limitaciones legales. En guardias localizadas, solo se ficha la intervención efectiva, no la disponibilidad, salvo pacto en convenio.
El software debe permitir reconstruir el historial completo de jornada de cada trabajador:
Registros disponibles de forma inmediata en visitas presenciales o telemáticas.
El sistema debe facilitar acceso a los logs de auditoría para verificar que no se han creado registros retroactivamente.
El fichaje digital está sujeto al RGPD y a la LOPDGDD (LO 3/2018). Obligaciones principales:
Biometría: la AEPD y el Comité Europeo de Protección de Datos clasifican la huella dactilar y el reconocimiento facial como categorías especiales (art. 9 RGPD).
Su uso para fichaje ordinario es desproporcionado al existir alternativas eficaces (tarjetas, PIN, QR, apps). El consentimiento del trabajador no es base válida por el desequilibrio de poder en la relación laboral.
Plazo coincidente con la prescripción de infracciones sociales graves. No basta un resumen mensual. Debe conservarse:
Almacenamiento en soportes digitales seguros (nube cifrada o servidores locales con copias de seguridad automáticas). Carpetas físicas y archivos editables dejan de ser admisibles.
Mínimos para cumplir la normativa:
Recomendadas:
*Recomendación: Cuidado con las apps de fichaje gratuitas. Algunas son herramientas muy básicas que no cumplen la normativa y no ofrecen ningún tiño de soporte.
Las multas por control horario dependen de la gravedad de la infracción. Pueden ser:
Para saber más acerca del tipo de infracción y la multa asociada, te recomendamos consultar nuestro artículo sobre sanciones por registro horario.
El fichaje digital obligatorio eleva el estándar técnico muy por encima de lo que la mayoría de empresas tiene implantado.
Inmutabilidad, auditoría y acceso remoto serán el mínimo exigible.
La ventana de adaptación se estrecha con cada fase legislativa: iniciar la transición antes de la publicación en el BOE permite formar equipos y resolver incidencias con margen.
Antes de contratar, exige al proveedor una demostración documentada de tres elementos: sellado criptográfico de cada registro, generación automática de logs de auditoría y exportación instantánea en formato legible para un inspector. Si no puede acreditarlos con evidencia técnica, el sistema no cumplirá la norma.