Conoce tus derechos y obligaciones:
Guía sobre el registro de jornada
En esta guía actualizada (abril) encontrarás qué implica el nuevo registro horario digital obligatorio, a quién afecta, qué excepciones contempla y cómo adaptarte para cumplir con la ley antes de su entrada en vigor.
Te adelantamos que los mejores software de fichaje son aquellos que no sólo cumplen con la normativa sobre registro horario digital, sino que también ofrecen soporte y asesoramiento para cumplir el resto de normativas laborales, incluyendo las leyes de protección de datos (RGPD y LOPDGDD) y el Reglamento europeo de inteligencia artificial (AI Act).
La obligación del registro horario digital afecta a casi todos los trabajadores por cuenta ajena en España. Esta tabla resume quién debe fichar y quién no.
| Situación | ¿Debe fichar? |
|---|---|
| Empresas de cualquier tamaño y sector | Sí |
| Autónomos con empleados | Sí |
| Teletrabajadores y empleados móviles | Sí (régimen adaptado) |
| Alta dirección con contrato especial | No |
| Autónomos sin empleados | No |
| Socios de cooperativas | No |
| Familiares sin contrato laboral | No |
El registro horario obligatorio mediante un sistema de fichaje digital afecta a todas las empresas, sin importar su tamaño o sector de actividad.
También estarán obligadas a informar a la plantilla sobre el funcionamiento del sistema y la gestión de los datos personales según el RGPD y la LOPDGDD.
Los autónomos que cuenten con trabajadores a su cargo estarán igualmente obligados a mantener un registro de la jornada de sus empleados.
La normativa no hace distinciones por tamaño ni forma jurídica, de modo que el registro horario digital será exigible incluso en microempresas o negocios con un solo empleado.
La obligación es casi universal, pero existen seis supuestos de exención. En todos los casos, la exclusión debe estar documentada y respaldada por contrato o normativa específica.
Los altos directivos con autonomía total sobre su horario podrán quedar exentos, siempre que su contrato lo especifique expresamente y exista documentación que acredite su condición.
Algunos colectivos, como empleados del hogar, artistas o deportistas, se rigen por normativa propia que puede modificar la forma de registrar la jornada laboral.
Determinados perfiles comerciales o técnicos con plena libertad para organizar su tiempo podrán acogerse a un régimen de confianza, siempre que exista un acuerdo por escrito. La Guía de la ITSS precisa que estos perfiles deben registrar igualmente su jornada.
Los trabajadores por cuenta propia sin plantilla quedan completamente fuera del ámbito de aplicación.
Cuando su actividad no derive de un contrato laboral, no existe obligación de registro, al regirse por la Ley 27/1999 de Cooperativas
En empresas familiares, el registro no será obligatorio si no existe una relación laboral reconocida (Art. 1.3.e ET).
La nueva normativa exige un sistema 100% digital, inalterable y con trazabilidad completa. El registro debe incluir entradas, salidas, pausas y horas extra, y estar disponible en tiempo real para la Inspección.
Se mantiene la obligación de guardar los registros durante cuatro años, pero ahora en formato digital íntegro y con copias de seguridad que garanticen que no se pierdan.
De momento no se sabe cuándo será obligatorio el registro horario digital, no hay fecha de entrada en vigor definitiva.
El Ministerio de Trabajo lo quiere aprobar mediante Real Decreto y ya ha elaborado el borrador.
Sin embargo, las últimas noticias son que el Consejo de Estado ha emitido el pasado 23 de marzo un dictamen desfavorable acerca del borrador.
La valoración emitida por el Consejo de Estado señala que dicho borrador no tiene en cuenta la realidad de cada sector, su impacto económico y también presenta problemas en cuanto a la protección de datos.
Según El Economista, el Ministerio de Trabajo ha dejado abierta la fecha de entrada en vigor tras el dictamen desfavorable.
Tip de experto: Que la fecha esté pendiente no significa que el riesgo no exista. La Inspección de Trabajo ya sanciona con la normativa vigente los registros que no garantizan trazabilidad ni inmutabilidad.