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Guía sobre el registro de jornada
En esta guía analizamos el uso de la inteligencia artificial en el control horario y vemos algunas de las principales soluciones de fichaje que integran esta tecnología.
Los sistemas de fichaje y control horario más recomendados son aquellos que funcionan como agentes de IA. A su vez, es imprescindible que estos sistemas cuenten con un servicio de consulta y asesoramiento legal para garantizar que estos sistemas cumplen las obligaciones que establece el AI Act para los sistemas de alto riesgo.
La normativa principal es el Reglamento (UE) 2024/1689, conocido como AI Act, que entró en vigor para armonizar las reglas sobre IA en toda la Unión Europea.
La Ley de Inteligencia Artificial se complementa con el RGPD y la LOPDGDD, ya que el tratamiento de datos de la jornada laboral mediante algoritmos afecta directamente a la privacidad o protección de datos.
Los sistemas de IA utilizados en el empleo, la gestión de los trabajadores y el acceso al autoempleo, en particular para la contratación y la selección de personas, la toma de decisiones que afecten a las condiciones de la relación laboral y la asignación de tareas, deben clasificarse como de alto riesgo.» — Considerando 57, Reglamento (UE) 2024/1689 (AI Act)
Su uso requiere:
Estos son algunos de los usos de la inteligencia artificial para control y registro horario.
Los agentes de IA son sistemas autónomos que ejecutan tareas específicas sin supervisión humana constante. Por ejemplo:
Se procesan comandos de voz naturales para iniciar pausas o finalizar turnos, integrando la información automáticamente en el software de control horario.
Muy útil para facilitar el registro de jornada a empleados con discapacidad o en entornos industriales donde el uso de las manos es limitado.
Existen apps con geolocalización que reconocen automáticamente el centro de trabajo asignado. Estos algoritmos inteligentes son capaces de detectar el uso de software de simulación GPS o Fake GPS, garantizando que el inicio de la jornada laboral se produzca en la ubicación real prevista por la organización.
El sistema monitoriza constantemente el BOE y los diarios oficiales para actualizar de forma automática las reglas de la empresa según la ley de control horario.
Esta funcionalidad también permite ajustar el cálculo de las horas extra según las variaciones de los convenios colectivos.
El uso de sistemas avanzados de fichaje permite vincular los registros a partidas de costes y gastos concretas.
Así, las empresas pueden mejorar su rentabilidad y asegurar que se cumplen todas las obligaciones contractuales de forma eficiente.
Entre sus usos más habituales está la respuesta a dudas e incidencias de clientes o la tramitación de forma instantánea de vacaciones y ausencias de empleados.
Es una solución que gana adeptos a la hora de centralizar la información en la app de fichaje de la empresa, facilitando la transición desde sistemas obsoletos como el papel o las hojas de Excel.
Las microempresas necesitan una app de control horario que sea económica, sencilla de usar y que use la IA para funciones básicas: cumplir la normativa y prevenir y alertar sobre errores en fichajes.
Las pequeñas empresas necesitan un programa de fichaje escalable y con soporte personalizado. Existen software de control horario y RRHH como Kronjop que funcionan como agentes de IA capaces de automatizar tareas relacionadas con el registro de jornada, la gestión de nóminas o la selección de personal.
Las empresas con más de 50 empleados requieren soluciones de IA que faciliten el cumplimiento de normativas específicas, por ejemplo que gestionen de manera autónoma los canales de denuncias o detecten errores en los registros retributivos.
En organizaciones de gran escala, se requiere un ecosistema de IA con agentes autónomos capaces de auditar en tiempo real miles de registros diarios en diferentes centros de trabajo y países. Soluciones como Workday también incluyen la IA en sus plataformas de People Analytics y Business Intelligente.
La solución más certera para el teletrabajo es un software de fichaje que implemente la desconexión digital activa mediante IA.
Entre las funciones más importantes están medir la intensidad digital del empleado, sugerir pausas automáticas cuando detecta fatiga informática y bloquear las notificaciones de trabajo al finalizar la jornada.
Para trabajadores itinerantes, se debe optar por una app con geolocalización puntual inteligente. La IA sincroniza el inicio de la jornada con datos de navegación por satélite y agendas de clientes, validando el marcaje solo si el empleado se encuentra en la ubicación asignada.
En sectores con turnos complejos como hostelería o sanidad, se necesita un software de registro horario capaz de elaborar cuadrantes, aplicando la IA predictiva para detectar futuras necesidades ante picos de trabajo o períodos concretos.