Control horario de trabajadores

Qué es el control horario de trabajadores y cómo funciona

El control horario de trabajadores es el sistema mediante el cual las empresas registran diariamente la hora de inicio y finalización de la jornada laboral de cada persona empleada. Esta medida, establecida por ley, busca garantizar el cumplimiento de la jornada pactada, prevenir abusos y facilitar la fiscalización por parte de la Inspección de Trabajo.

El registro horario de trabajadores no solo permite contabilizar las horas efectivamente trabajadas, sino también detectar posibles excesos de jornada o la realización de horas extraordinarias. Este control se aplica con independencia del tipo de contrato, sector o modalidad de trabajo (incluido el teletrabajo).

Se trata de una herramienta que debe implementarse de forma objetiva, fiable y accesible, sin vulnerar la privacidad ni alterar las condiciones laborales pactadas en el contrato o convenio colectivo.

Obligación legal de registrar la jornada laboral en España

Desde mayo de 2019, todas las empresas en España están legalmente obligadas a llevar un control horario de empleados, tal como establece el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y el Real Decreto-ley 8/2019.

Esta normativa obliga a anotar la hora concreta de entrada y salida de cada jornada, sin perjuicio de la flexibilidad horaria o la distribución irregular del tiempo de trabajo. No cumplir con esta obligación puede derivar en sanciones económicas para la empresa.

El registro debe conservarse durante al menos cuatro años y estar disponible para las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo. Esta obligación aplica a todos los sectores, incluidos aquellos con jornadas parciales, turnos rotativos o trabajo a distancia.

Qué datos debe recoger el control horario

El sistema de control horario debe registrar la información mínima necesaria para acreditar la jornada de trabajo. Según la normativa vigente, los datos obligatorios son:

• Nombre de la persona trabajadora.
• Fecha concreta de la jornada registrada.
• Hora de inicio de la jornada laboral.
• Hora de finalización de la jornada laboral.
• Identificación del centro de trabajo, si aplica.

No es obligatorio registrar pausas, descansos o incidencias, salvo que así lo establezca el convenio o se utilicen para el cómputo de horas efectivas. La información recogida debe almacenarse con medidas de seguridad adecuadas, limitando el acceso únicamente a personal autorizado.

Además, debe garantizarse el respeto a la intimidad de las personas trabajadoras y cumplir con la normativa de protección de datos.

Tipos de sistemas de control horario: huella, app, tarjeta y más

Existen diversos métodos para implementar el control horario, y cada empresa puede elegir el que mejor se adapte a sus necesidades, siempre que cumpla con los principios de fiabilidad, objetividad y accesibilidad. Entre los sistemas más utilizados se encuentran:

• Lectores biométricos (huella o reconocimiento facial): muy precisos, aunque requieren justificación por implicar tratamiento de datos sensibles.
• Tarjetas magnéticas o identificadores personales: permiten fichajes rápidos con control individual.
• Aplicaciones móviles o software en la nube: útiles en entornos de teletrabajo o movilidad.
• Terminales físicos con PIN o teclado: instalados en el centro de trabajo.
• Plantillas en papel firmadas: válidas solo si se completan de forma fiable y sin manipulación.

Es recomendable documentar el funcionamiento del sistema y comunicarlo de forma clara al conjunto del personal, respetando siempre los derechos laborales y de protección de datos.

Derechos laborales en relación con el control horario

La implantación del control horario no puede vulnerar los derechos fundamentales de las personas trabajadoras. La Ley Orgánica de Protección de Datos y el Estatuto de los Trabajadores reconocen diversas garantías:

• Derecho a ser informado sobre el sistema de registro.
• Derecho a que solo se recopilen los datos estrictamente necesarios.
• Derecho a acceder al propio registro de jornada.
• Derecho a la protección de los datos personales.
• Derecho a que el sistema se acuerde con los representantes legales, cuando los haya.

El control horario debe aplicarse sin discriminación, sin afectar la dignidad de las personas trabajadoras y sin utilizarse con fines sancionadores injustificados.

Cómo actuar ante errores o irregularidades en el registro horario

En caso de errores, omisiones o manipulación en el control horario, es posible adoptar distintas medidas para garantizar el cumplimiento legal y la protección de derechos. Algunas recomendaciones:

• Informar inmediatamente a la empresa o al responsable de personal.
• Solicitar una copia del registro horario propio.
• Acudir a la representación sindical o comité de empresa, si existe.
• Presentar una denuncia ante la Inspección de Trabajo si no se corrige la situación.
• Recoger pruebas que acrediten el incumplimiento o la falsedad de los registros.

Los errores en el fichaje, si son sistemáticos o afectan al cómputo de horas trabajadas, pueden constituir una infracción laboral grave y ser motivo de sanción para la empresa.

Sanciones por incumplimiento del control horario obligatorio

El incumplimiento de la normativa sobre el control horario de empleados puede conllevar sanciones económicas para las empresas, establecidas por la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).

Las infracciones pueden ser:

• Leves: por errores ocasionales o falta de comunicación clara.
• Graves: por no implementar un sistema de control horario o impedir el acceso a los registros.
• Muy graves: en caso de falsificación de registros o reiteración de incumplimientos.

Las multas pueden oscilar entre 751 y 7.500 euros por empleado, dependiendo de la gravedad, el número de personas afectadas y la reincidencia. Además, puede haber consecuencias en caso de litigios por reclamación de horas extra o despidos.